Les entreprises sont en général conscientes de l’importance d’une bonne organisation administrative et des enjeux majeurs d’un bon fonctionnement au quotidien.

Le chef d’entreprise tenir compte de plusieurs axes :

L’organisation quotidienne de l’entreprise : Lorsque l’entrepreneur ne s’en occupe pas tout seul, l’organisation sera souvent confiée à une assistante ou une secrétaire comptable. Il est très rare actuellement de trouver des postes de simple secrétariat. Les profils sont plutôt en voie de revalorisation et demandent plus de qualifications. Dans les petites structures, une seule personne fait office de comptable, RH, communication, secrétariat, accueil… en plus de tous les petits éléments très importants telle que la veille législative ou informatique. Dans cette perspective, elles doivent posséder d’excellentes capacités d’organisation, de communication et de diplomatie (optimisation du temps, choix des priorités, soutien logistique, gestion des conflits, etc.). Les petites entreprises qui ne veulent ou ne peuvent engager une personne à temps plein sont de plus en plus intéressées par des profils indépendants qui leur laissent une large marge de manœuvre au niveau des obligations sociales. Ces assistantes indépendantes, bien souvent qualifiées et ayant plusieurs années d’expérience, peuvent travailler de chez elle ou se déplacer et intervenir dans l’entreprise si besoin.

La communication : Dans les petites entreprises, également confiée à la fonction secrétariat de direction qui coordonne une multiplicité d’acteurs (organisation de projets, animation de réseaux, etc. ) et seconde le chef d’entreprise lors d’évènements de communication (salons, conférences, etc.). Dans ce cadre élargi, les exigences linguistiques sont de plus en plus fortes.

Les systèmes d’information : Les outils informatiques sont nécessaires à la conduite d’une entreprise. La plupart des déclarations sociales et fiscales sont effectivement à faire directement en ligne.  D’une manière générale, les entrepreneurs sont tout à fait conscients de ce fait et de la simplification organisationnelle que peut apporter un bon système d’information. Ils s’impliquent de plus en plus dans l’évolution des processus informatiques qui les concernent. Là encore, l’assistant de direction est un acteur essentiel dans le déploiement de nouveaux outils informatiques. A la fois  » utilisateur clé » et formateur interne, il est de plus en plus impliqué lors de déploiement d’intranets, de la mise en place d’un nouveau système de gestion documentaire, du suivi du site internet, … Les exigences requises par les employeurs en matière de formation initiale ont tendance à se renforcer. Parallèlement le métier d’assistant de direction sollicite des qualités de gestion de projet.

La performance opérationnelle : Pour optimiser l’organisation, le chef d’entreprise doit pouvoir maîtriser ses coûts de fonctionnement, surveiller ses ratios d’activité, mettre en place des techniques de contrôle. Au rythme de l’évolution actuelle de la technologie, il doit souvent penser également à des choix d’automatisation, d’internalisation, de sous-traitance… Dans les prochaines années, le contrôle de la performance va nécessiter de développer des liens plus étroits avec les spécialistes de la qualité et les consultants en organisation. Mais là encore, si l’assistante possède des connaissances financières ou de contrôle, elle apportera un plus à la petite entreprise.

Les évolutions juridiques : Les chefs d’entreprise sont soumis aux évolutions rapides des réglementations nationales (et internationales pour certains). Ces dernières renforcent la pression exercée sur le contrôle interne des entreprises. Encore dernièrement le gouvernement a lancé « 48 mesures pour la simplification administrative » qui laissent sceptiques les entrepreneurs, étant donné les exceptions qui les accompagnent. Les enjeux liés aux règlementations juridiques vont se durcir et obliger les entrepreneurs à collaborer un peu plus avec des experts comptables ou des juristes.

 

Vous aurez compris, je milite pour l’importance des assistants de gestion. Une bonne assistante mènera l’entreprise vers de véritables perspectives d’évolution. Bien sûr, beaucoup d’entrepreneurs pensent ne pas avoir le choix et font tout eux-mêmes jusqu’à des heures tardives. Mais, je pense que s’ils veulent voir plus loin, ils doivent envisager la solution de se faire seconder par une salariée ou une indépendante. La valeur ajoutée de ses services devraient très vite se faire sentir, non seulement dans le gain de temps que l’entrepreneur tirera de sa présence, mais également parce qu’il pourra très vite se lancer dans de nouveaux projets.