Depuis mars 2017, fini l’archivage des factures papiers.

L’information n’est pas périmée, je vous l’assure. Plusieurs de mes clients m’ont posé la question. D’où ce petit rappel.

J’en ai connu des archivages… Chaque début d’année, trouver l’astuce pour faire rentrer toute cette paperasse dans des petits cartons.. ça prend du temps, et surtout de la place.

Eh bien c’est fini tout ça .. Depuis cet arrêté du 22 mars 2017 (en application de l’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016), on peut donc faire du « no paper » puisque l’original peut être détruit. A cet effet, le nouvel article 1379 du code civil français entré en vigueur le 1er octobre précise que « la copie fiable a la même force probante que l’original ». La reproduction doit donc être identique par sa forme et son contenu.

Gain de place, gain de temps ….

Il faut bien sûr respecter plusieurs conditions :
– Une reproduction à l’identique : couleurs identiques ; fichiers compressés sans perte de données ;
– Archivage numérique organisé, clair, disponible, lisible et intègre.
– Chaque document doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) en veillant à avoir un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile ; une empreinte numérique ; une signature électronique (respect du RGS) ; ou tout autre dispositif sécurisé équivalent ; chaque fichier est daté.

L’Etat donne l’exemple.
D’ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisés.
Calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat (et ça je l’ai testé pour vous.. Les mairies ne veulent plus de nos petites factures papiers…) :
– 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
– 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
– 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
– 1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises.

En 2015, la loi Macron prévoyait une obligation pour les entreprises du secteur privé d’accepter les factures électroniques entre elles suivant le même calendrier.

En 2016, l’article 1379 précise que la copie fiable a la même force probante que l’original (sous des conditions très strictes, bien sûr).

Et en 2017, ce fameux arrêté du 22 mars qui permet la dématérialisation des factures papiers, des justificatifs et leur conservation numérique. On peut désormais détruire le papier.

Mais attention au choix de vos supports numériques pour la conservation de vos données… Ils doivent être fiables et à l’abri d’altérations préjudiciables.